关于印发《上海市城管行政处罚案卷管理规定》的通知

沪城管执〔2016〕108 号

各区城管执法局、乡镇人民政府，市局执法总队、市水管处：

  现将《上海市城管行政处罚案卷管理规定》印发给你们，请认真按照执行。

  上海市城市管理行政执法局

2016年8月10日

上海市城管行政处罚案卷管理规定

  第一条 为规范城管行政处罚案卷的管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规定，结合本市城管执法工作实际，制定本规定。第二条 本规定适用于市、区城管执法部门以及乡镇人民政府有关城管行政处罚案件材料的归档管理。

  第三条 本规定所称城管行政处罚案卷，是指在办理城管行政处罚案件活动中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图标、声像、证物等不同形式的材料。城管行政处罚案卷分为简易程序案卷和一般程序案卷。

  第四条 城管行政处罚案卷管理遵循统一、规范的原则。市、区城管执法部门以及乡镇人民政府应当建立健全管理制度，确保案卷材料的完整、安全。

  第五条 简易程序案件多案一卷，每卷不超过 50 个案件；一般程序案件一案一卷，案情重大、复杂或材料过多时可一案数卷。

  案卷归档一般包括材料整理，排序编号，填写卷宗封面、卷内目录、卷内备考表和装订入盒等步骤。

  第六条 行政处罚简易程序案件归档材料包括：

  （一）当场处罚决定书；

  （二）罚款收据；

  （三）其他文件材料。

  第七条 行政处罚一般程序案件归档材料包括：

  （一）立案材料。包括投诉信函、投诉受理记录、案件移送函、立案审批表等；

  （二）调查取证材料。包括现场检查笔录、现场照片、责令改正通知书、询问笔录、证人证言、协助调查材料、鉴定材料、身份证明等；

  （三）审查决定材料。包括案件调查终结审批表、行政处罚事先（听证）告知书、陈述申辩笔录、听证笔录、重大行政处罚决定集体讨论记录、行政处罚决定书等；

  （四）处罚执行材料。包括罚款收据、执行情况记录、行政决定履行催告书、强制执行决定书、结案审批表等。

  当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料，可合并入原案卷保管，或另立卷保管。

  第八条 案件结案后，立卷人应当及时将案件处理过程中形成的各种文书和材料进行收集整理。材料整理应当符合下列规定：

  （一）能够采用原件的材料应当采用原件，不得以复印件代替原件存档；

  （二）整理时应拆除文件上的金属物，超大纸张应予折叠成 A4 纸大小。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件、热敏传真纸文件应予复制；

  （三）横印文件材料应当字头朝装订线摆放；

  （四）文件材料装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订，纸张小于卷面的用 A4 纸进行托裱；

  （五）需要附卷保存的信封，应当打开展平后加贴衬纸或者复制留存，邮票不得撕揭。

  第九条 案件材料整理后，按照下列规定进行排序编号：

  （一）简易程序案卷同一案件按当场处罚决定书、罚款

  收据（现场收缴的将收据号码登记在处罚决定书上）、其他文件材料的顺序排列；不同案件按结案时间先后顺序排列；

  （二）一般程序案卷按照执法办案流程的时间先后顺序排列（档案管理部门另有规定的从其规定）；

  （三）卷内文件材料用号码机以阿拉伯数字依次编号。正面编号在文件的右上角，背面编号在文件的左上角，背面无信息内容的不编号。

  第十条 城管行政处罚案卷由卷宗封面、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表、封底组成。

  卷宗封面包括：立卷单位、案号、案件名称、年度、页数、保管期限。

  卷内目录包括：序号、文号、文件材料名称、页号、备注。

  卷内备考表包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

  第十一条 案卷装订入盒时应当符合下列要求：

  （一）装订时左边和下边取齐，采用三孔一线的方法在左边装订，装订要牢固、整齐，不压字迹，便于翻阅；

  （二）案卷背面装订线处用封条封装，并加盖单位公章；

  （三）将案卷置于规格统一的卷盒中，并在卷盒盒脊填写所存案卷的年份、保管期限、起止卷号。

  第十二条 对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料，可以拍摄、冲洗或者打印后入卷，相关证据材料装入证据袋另行保存，并在卷内备考表注明。

  第十三条 简易程序案卷保管期限为 5 年；一般程序案卷保管期限为 30 年；案件涉及行政复议、行政诉讼的，保管期限为永久。

  保管期限从案卷装订成册次年1月1日起计算。

  第十四条 城管行政处罚案卷应当于次年一季度前移交本单位档案管理机构集中统一管理。

  市、区城管执法部门以及乡镇人民政府应当根据工作需要、案卷数量，配置相应的档案库房、档案柜、档案装订器材、温湿度调控设备和其它必要的设备，并指定专人管理。档案库房要符合防火(高温)、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防虫鼠等要求。

  第十五条 市、区城管执法部门以及乡镇人民政府因保管条件有限，难以长期妥善保管案卷的，可以按照下列规定处理：

  （一）经市、区档案行政管理部门同意，由有关国家综合档案馆代为保管；

  （二）向具有资质的档案中介机构寄存托管行政处罚案卷，及时告知同级档案行政管理部门并书面备案。

  永久保管的案卷按相关规定向本级国家综合档案馆移交。

  第十六条 市、区城管执法部门以及乡镇人民政府应当成立档案鉴定小组，负责对超过保管期限的案卷进行鉴定销毁工作。

  经鉴定应予销毁的案卷，由档案管理人员制作销毁清册，经鉴定小组负责人签字后销毁。销毁清册永久保存。

  第十七条 城管行政处罚案卷管理工作纳入依法行政考核。凡发生丢失、涂改、伪造、损毁、擅自销毁案卷等行为的，依据《档案管理违法违纪行为处分规定 》等相关规定追究责任。

  第十八条 本规定由上海市城市管理行政执法局负责解释。

  第十九条 本规定自 2016 年 9 月 1 日起施行。